Das Wichtigste in Kürze
Zwei Wege zur Kostenerstattung — Pauschale oder Einzelnachweis
Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat mit dem Schreiben vom 29. September 2020 die Erstattungsmöglichkeiten konkretisiert. Es gibt zwei Methoden: die Arbeitgeberpauschale und die Einzelabrechnung per geeichtem Zähler. Welche Methode sinnvoll ist, hängt davon ab, ob am Arbeitsplatz eine Lademöglichkeit existiert und wie hoch der tatsächliche Ladestromverbrauch zuhause ist.
Die Arbeitgeberpauschalen im Überblick
Das BMF hat pauschale Erstattungsbeträge festgelegt, die steuer- und sozialversicherungsfrei an Arbeitnehmer ausgezahlt werden können. Diese Beträge gelten pro Monat und unterscheiden sich nach Fahrzeugtyp und Ladesituation:
| Fahrzeugtyp | Lademöglichkeit beim AG | Keine Lademöglichkeit beim AG |
|---|---|---|
| Vollelektrisch (BEV) | 30 €/Monat | 70 €/Monat |
| Plug-in-Hybrid (PHEV) | 15 €/Monat | 35 €/Monat |
Die Pauschale deckt pauschal alle Ladekosten zuhause ab — unabhängig vom tatsächlichen Stromverbrauch. Für Arbeitnehmer mit niedrigem Hausstromtarif kann die Pauschale sogar günstiger sein als die Einzelabrechnung.
Einzelabrechnung: Geeichter Zähler als Pflichtvoraussetzung
Wer die tatsächlichen Ladekosten erstattet haben möchte, braucht einen geeichten Zwischenzähler (MID-konform nach EU-Messgeräterichtlinie), der den Ladestrom des Dienstfahrzeugs separat misst. Handelsübliche Energiezähler ohne Eichung erkennt das Finanzamt nicht an.
Der Ablauf bei der Einzelabrechnung:
- Geeichten Zähler installieren — entweder in der Wallbox integriert oder als separates Gerät zwischen Steckdose und Ladestation.
- Monatliche Zählerstände dokumentieren (Foto mit Datum oder Zählerprotokoll).
- Verbrauch in kWh mit dem aktuellen Haushaltsstrompreis multiplizieren.
- Abrechnung an den Arbeitgeber einreichen — dieser erstattet den Betrag steuer- und sozialversicherungsfrei.
Achtung: Der Arbeitgeber muss die Erstattung im Lohnkonto festhalten. Fehlt dieser Nachweis, behandelt das Finanzamt die Zahlung als steuerpflichtigen Arbeitslohn.
Steuerliche Behandlung beim Arbeitnehmer
Solange die Erstattung die BMF-Pauschalen nicht übersteigt oder die Einzelabrechnung per geeichtem Zähler erfolgt, bleibt die Zahlung lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei. Es handelt sich um eine steuerfreie Sachleistung nach § 3 Nr. 46 EStG.
Übersteigt die Erstattung die Pauschale — etwa weil der Arbeitnehmer einen besonders teuren Stromtarif hat —, ist nur der Differenzbetrag steuerpflichtig. Eine Kombination aus Pauschale und Einzelabrechnung ist nicht zulässig; es gilt immer eine Methode pro Abrechnungszeitraum.
Was gilt bei einer vom Arbeitgeber gestellten Wallbox?
Stellt der Arbeitgeber eine Wallbox kostenlos zur Verfügung und lässt sie beim Arbeitnehmer zuhause installieren, gelten besondere Regeln. Die Wallbox selbst ist kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil, solange sie Eigentum des Arbeitgebers bleibt. Geht das Gerät ins Eigentum des Arbeitnehmers über, liegt ein steuerpflichtiger Sachbezug vor, der mit dem Marktwert versteuert werden muss.
Tipp für die Praxis: Lassen Sie im Überlassungsvertrag eindeutig festhalten, dass die Wallbox Eigentum des Arbeitgebers bleibt und bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses zurückgegeben wird. Das vermeidet spätere steuerliche Nachforderungen.
Zuschuss zur privaten Wallbox: 900-Euro-Regelung
Viele Unternehmen bezuschussen die Anschaffung einer privaten Wallbox. Hier greift eine weitere Steuervergünstigung: Zahlt der Arbeitgeber einen Zuschuss von bis zu 900 € für eine Ladestation, die auch für das Dienstfahrzeug genutzt wird, ist dieser Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer nach § 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 6 EStG versteuerbar — zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer. Der Arbeitgeber übernimmt diese Pauschalsteuer häufig selbst, sodass der Arbeitnehmer netto nichts zahlt.
Übersteigt der Zuschuss 900 €, ist der gesamte Betrag regulär als Arbeitslohn zu versteuern — nicht nur der Differenzbetrag. Die 900 €-Grenze ist daher eine harte Schwelle.
Dokumentation: Was Sie aufbewahren müssen
Für eine reibungslose Erstattung und eine eventuelle Betriebsprüfung empfiehlt sich folgende Dokumentation:
- Monatliche Zählerstands-Nachweise (Foto oder digitales Protokoll der Wallbox-App)
- Aktueller Stromliefervertrag mit Tarifnachweis (Preis pro kWh)
- Schriftliche Vereinbarung mit dem Arbeitgeber über die Erstattungsmethode
- Lohnabrechnungen, auf denen die Erstattung als steuerfreier Betrag ausgewiesen ist
- Überlassungsvertrag der Wallbox, falls das Gerät vom Arbeitgeber gestellt wurde
Welche Methode ist für Sie sinnvoll?
Die Pauschale lohnt sich, wenn Sie Ihren Ladeaufwand nicht einzeln dokumentieren möchten und Ihr Hausstrompreis unter etwa 35 Cent/kWh liegt. Bei einem Vollelektrofahrzeug ohne Lademöglichkeit beim Arbeitgeber decken die 70 €/Monat rund 200 kWh ab — realistisch für einen monatlichen Fahrweg von 1.000 bis 1.200 km je nach Verbrauchsprofil.
Die Einzelabrechnung rechnet sich bei höherem Ladevolumen, wenn Sie den tatsächlichen Verbrauch durch einen geeichten Zähler belegen können und Ihr Arbeitgeber die Investition in die Messtechnik (200–400 € für eine MID-zertifizierte Wallbox mit geeichtem Zähler) mitträgt oder bezuschusst. Klären Sie vorab schriftlich, welche Methode Ihr Arbeitgeber akzeptiert — nicht jedes Unternehmen hat die internen Prozesse für eine Einzelkostenabrechnung aufgebaut.